Sharepoint 2010 - Diskussionsgruppe mit Outlook verbinden

In Sharepoint 2010 gibt es die Möglichkeit eine Diskussionsgruppe zu erstellen, innerhalb derer Diskussionsthemen angelegt werden und Beiträge verfasst werden können.
An sich ist das noch nichts spektakuläres. Jedes Kolloberationstool sollte eine solche Funktion bieten.

Zu finden ist dieses Discussionboard unter:

Site Actions" -> More Options -> Communication -> Discussion Board

Nachdem ein Name für das Board vergeben und des erstellt worden ist, erscheint es unter der Rubrik "Discussion Boards".
Dahinter verbirgt sich auf dem ersten Blick eine einfache Liste.
Jedes Listenelement steht für eine Diskussion die mit einem Titel und sonstigen Spalten näher beschrieben werden kann.
Öffnet man die Diskussion lassen sich Antworten zu diesem Thema eröffnet . Diese werden chronologisch eingefügt. Weiterhin besteht die Möglichkeit den Text zu formatieren, Elemente einzufügen, Anhänge zu verwalten sowie Grafiken und Tabellen einzufügen.


Da es sich hierbei um eine simple Liste handelt, bietet sie auch die Möglichkeit, sich mit Outlook zu verbinden.

Dazu öffnet man das Discussion Board, klickt unter "List Options" auf "List" und schließlich auf "Connect to Outlook". Schließlich bestätigt man alle Hinweise und das Discussion Board wurde als Sharepoint Liste in Outlook eingefügt.

Nun kann man aus Outlook heraus neue Diskussionen anlegen, Antworten verfassen und den gesamten Verlauf auch ausdrucken, speichern und versenden.



Fallbeispiel:Wir halten regelmäßig E-Mails mit ausgefüllten Dateianhängen zu denen es jedesmal Diskussionsbedarf besteht, da verschiedene Stellen involviert sind. Bisher wurden die einzelnen Stellen manuell über eine E-Mail informiert und mit ihnen auch darüber kommuniziert. Eine spätere Rekonstruktion der Diskussion sowie die Einsichtnahme von Dritten war sehr schwer und mit viel Aufwand verbunden.

Durch die Verwendung der Discussion Board in Sharepoint und der Anbindung an Outlook ist die Leitung und Dokumentation einer Diskussion einfacher geworden.
Kommt eine neue E-Mail mit entsprechenden Inhalt an, wird zunächst aus Outlook heraus eine neue Diskussion mit aussagekräftigen Titel und Beschreibung erstelle. Weiterhin wird aus der eingetroffene E-Mail die Anlage in die Diskussionsgruppe hinübergeschoben via Drag & Drop. Alternativ lässt sich auch die gesamte E-Mail anfügen.
Nun wird der Diskussionsthread geöffnet und die benötigten Personen via Mail und Link zu der Diskussion eingeladen, ihre Meinung abzugeben.

Während dessen und nach Abschluss ist für jeden der individuelle Verlauf jederzeit nachvollziehbar.





Viel Erfolg beim Ausprobieren.


Grüße



Quelle: http://office.microsoft.com/de-ch/outlook-help/teilnehmen-an-diskussionen-auf-einer-sharepoint-website-HA010102910.aspx

Ideen teilen und diskutieren mittels "Online Whiteboard"

Quelle: www.conceptboard.com

Die Firma "Conceptboard GmbH" mit Sitz in Stuttgart bietet eine kostenfreie Möglichkeit für Privatanwender an, Ideen für ein Projekt zu sammeln und in der Gruppe online zu diskutieren.

Die Weiterentwicklung von Ideen wird vor allem dadurch erschwert, dass einfache Sachverhalte meist nur schwer in Worte zu packen sind und am Ende der Empfänger etwas völlig falsches verstanden hat

Hier kommt die Anwendung zum Einsatz. Sie bietet eine nach eigenen Angaben unendlich große weiße Leinwand, auf der mit verschiedenen Zeichenwerkzeugen Striche, Linien und Objekte in verschiedenen Farben und Formen sowie Kommentare eingefüht werden können. Eingeladene Teilnehmer sind dazu aufgefordert, Verbesserungen vorzunehmen, Hinweise zu geben und diese zu kommentieren.

Eine Diskussion kann somit mit kurzen Wörtern, Zeichen oder Ausbesserungen simultan oder sukzessiv erfolgen. Die Weiterentwicklung des Ausgangsobjektes über erste Verbesserungen und Kommentare hin zu neuen Versionen lässt sich optisch nachverfolgen und jederzeit erneut wiederholen.

Besonders gut gefällt mir, dass es keinen Begrenzungsrahmen gibt mit dem man an Grenzen gebunden wäre. Erste Schritte lassen sich somit erneut aufgreifen und in eine andere Richtung entwickeln, ohne dass Platzprobleme auftauchen.

Werkzeuge und Formen
Quelle: www.conceptboard.com

Board mit Objekten
Quelle: www.conceptboard.com

Ich denke dass vor allem die Möglichkeit, Veränderungen, Wünsche oder Meinungen direkt anderen Teilnehmern zu zeigen und mit kurzen Kommentaren zu versehen, sehr hilfreich ist, um Fehler zu erkennen und das Projekt voran zutreiben. Im Vergleich zu einem echten Whiteboard bietet das Online-Whiteboard die Möglichkeit, Gedanke dauerhaft festzuhalten und für jeden zu jeder Zeit zugänglich zu machen. Die Bearbeitung ist nicht an feste Zeiten gebunden und kann darüber hinaus vervollständigt werden. Jedoch sollte eine Erweiterung stets im Nachhinein der Gruppe kommuniziert werden und die größten Schritte gemeinsam erarbeitet werden.

 

Die Basisvariante ist kostenlos. Jedoch werden für Unternehmen und "Professionals" kostenpflichtige Varianten angeboten.

BasisVariante:

• 25 Whiteboards
• unbegrenzte Anzahl an Gästen, die an einem Board mitarbeiten können
• Verwaltung von verteilten Aufgaben und deren Überwachung
• 0 € (lt. Website)

Professional:

• unbegrenzte Anzahl an Whiteboards
• unbegrenzte Anzahl an Gästen, die an einem Board mitarbeiten können
• Verwaltung von verteilten Aufgaben und deren Überwachung
• SSL-Verschlüsselung
• Management der Mitarbeiter an einem Whiteboard bzw. an einer Gruppe von Boards
• Branding-Möglichkeit
• 6 €/Monat (lt. Website)

Enterprise:

• unbegrenzte Anzahl an Whiteboards
• unbegrenzte Anzahl an Gästen, die an einem Board mitarbeiten können
• Verwaltung von verteilten Aufgaben und deren Überwachung
  
• SSL-Verschlüsselung
• Management der Mitarbeiter an einem Whiteboard bzw. an einer Gruppe von Boards
• Branding-Möglichkeit
• Möglichkeit des Messaging
• 18 €/Monat (lt. Website)

Für Studenten und kleine Arbeitsgruppen ist die Basisvariante vollkommen ausreichend.

Ich bin gespannt, inwiefern und wie gut uns diese Kollobarationsanwendung in verteilten Projekten unterstützen kann.

Testen Sie es einfach mal. Und wenn Sie sich keinen extra Testaccount anlegen wollen: die Macher haben ein paar fertige Testboards hinterlegt.

Webseite: http://conceptboard.com

Testboards: http://conceptboard.com/design-feedback

Hier noch ein paar Videos vom Hersteller:

 

Viel Spass beim ausprobieren.