In Sharepoint 2010 gibt es die Möglichkeit eine Diskussionsgruppe zu erstellen, innerhalb derer Diskussionsthemen angelegt werden und Beiträge verfasst werden können.
An sich ist das noch nichts spektakuläres. Jedes Kolloberationstool sollte eine solche Funktion bieten.
Zu finden ist dieses Discussionboard unter:
Site Actions" -> More Options -> Communication -> Discussion Board
Nachdem ein Name für das Board vergeben und des erstellt worden ist, erscheint es unter der Rubrik "Discussion Boards".
Dahinter verbirgt sich auf dem ersten Blick eine einfache Liste.
Jedes Listenelement steht für eine Diskussion die mit einem Titel und sonstigen Spalten näher beschrieben werden kann.
Öffnet man die Diskussion lassen sich Antworten zu diesem Thema eröffnet . Diese werden chronologisch eingefügt. Weiterhin besteht die Möglichkeit den Text zu formatieren, Elemente einzufügen, Anhänge zu verwalten sowie Grafiken und Tabellen einzufügen.
Da es sich hierbei um eine simple Liste handelt, bietet sie auch die Möglichkeit, sich mit Outlook zu verbinden.
Dazu öffnet man das Discussion Board, klickt unter "List Options" auf "List" und schließlich auf "Connect to Outlook". Schließlich bestätigt man alle Hinweise und das Discussion Board wurde als Sharepoint Liste in Outlook eingefügt.
Nun kann man aus Outlook heraus neue Diskussionen anlegen, Antworten verfassen und den gesamten Verlauf auch ausdrucken, speichern und versenden.
Fallbeispiel:Wir halten regelmäßig E-Mails mit ausgefüllten Dateianhängen zu denen es jedesmal Diskussionsbedarf besteht, da verschiedene Stellen involviert sind. Bisher wurden die einzelnen Stellen manuell über eine E-Mail informiert und mit ihnen auch darüber kommuniziert. Eine spätere Rekonstruktion der Diskussion sowie die Einsichtnahme von Dritten war sehr schwer und mit viel Aufwand verbunden.
Durch die Verwendung der Discussion Board in Sharepoint und der Anbindung an Outlook ist die Leitung und Dokumentation einer Diskussion einfacher geworden.
Kommt eine neue E-Mail mit entsprechenden Inhalt an, wird zunächst aus Outlook heraus eine neue Diskussion mit aussagekräftigen Titel und Beschreibung erstelle. Weiterhin wird aus der eingetroffene E-Mail die Anlage in die Diskussionsgruppe hinübergeschoben via Drag & Drop. Alternativ lässt sich auch die gesamte E-Mail anfügen.
Nun wird der Diskussionsthread geöffnet und die benötigten Personen via Mail und Link zu der Diskussion eingeladen, ihre Meinung abzugeben.
Während dessen und nach Abschluss ist für jeden der individuelle Verlauf jederzeit nachvollziehbar.
Viel Erfolg beim Ausprobieren.
Grüße
Quelle: http://office.microsoft.com/de-ch/outlook-help/teilnehmen-an-diskussionen-auf-einer-sharepoint-website-HA010102910.aspx
Keine Kommentare:
Kommentar veröffentlichen