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Mittwoch, 12. Dezember 2012

Telekom Cloud Adressbuch mit W8 Kontakt App verbinden

Hallo.
 
Ich nutze die Cloud von der Telekom um meine Adressen und Telefonnummern synchron auf meinen mobilen Geräten zu halten. Zwar bietet Google und Microsoft einen weit aus ausgereifteres und umfassendes Angebot an als dies die Telekom macht, doch besitzt die Telekom meinerseits ein größeres Vetrauen im Umgang mit personenbezogenen Daten als etwa Google und Microsoft. Sicherlich ein Streitpuntk. Aber darum soll es hier nicht gehen.
 
In Windows 7 hatte ich keine Möglichkeit gefunden, auf meine gespeicherten Adressdaten in der Telekom Cloud so zuzugreifen, dass sie mir komfortabel in meinem Mail Programm angezeigt werden. Hinter dem Adressbuch der Telekom verbirgt sich ein abgespeckter Exchange Server. Folglich lässt sich dann auch auf diesen Service zugreifen, wenn eine App den Zugriff auf einen beliebigen Exchange Server ermöglicht.
 
Öffnet man in Windows 8 die Contact App und schaut unter "Einstellungen -> Konto", dann sieht man dass man ein Exchange Mail Konto hinzufügen kann. Klickt man auf dieses Konto bedarf es einer Reihe an Angaben.
 
Folgende Einstellungen haben bei mir funktioniert: 
  • Kontoname: beliebig
  • E-Mail Adresse: eure E-Mail Adresse, die ihr in der Telekom Cloud hinterlegt habt bzw. die ihr benutzt
  • Kennwort: ein spezielles Kennwort, dass ihr im Kundencenter angelegt haben müsst
  • Domäne: leer lassen
  • E-Mail Benutzername: Selbe E-Mail Adresse wie Oben eintragen
  • Server: activesync.t-online.de
Nun könnt ihr auf eure Kontakte aus der Telekom Cloud innerhalb eurem Windows 8 zugreifen und auch ändern.
Leider ist der Umfang an Informationen der gespeichert werden kann, geringer als Beispielsweise bei Google oder Outlook.com. Für mich steht hier aber wie schon Oben erwähnt, der Serverstandort und der Sitz der Muttergesellschaft im Vordergrund zwecks Datenschutzrecht /-richtlinien.
 
 
Vielen Dank fürs Lesen.
 
 
Viele grüße

Montag, 10. Dezember 2012

Using multiple Google Calendars in Windows 8 calendar app

Hi there.

I'm using different Google calendars to organize my appointments, birthdays and non-Business stuff.
Though Microsoft offers a nice Service called oulook.com. It includs Mail service, Calendar, Contacts and Space. Very great but for now I stay on Google. Not in the mood to change Service.

Now using Windows 8 on my Notebooks I don't wanted to abandon using my Google calenders within this new fancy calendar app. The Problem is, if you link to your Google account, only the first calendar will be  added. According to the Internet community this is not the fault of Microsoft but rather of Google.

Anyway adding all your Google calendars need a workaround.

I will give you a short summarize of the solution I found on the Internet. For further reading you can compare the following reference : http://stadt-bremerhaven.de/mehrere-google-kalender-mit-windows-8-synchronisieren/
  1. Download an Add-On for your browser (Chrome or Firefox) which customizes your identity the browser sent to the website. In this case the Add-On makes Google belive that you are using an iPad or iPhone. Both apps for Chrome and Firefox are called "User Agent Switch".
  2. Then you have to de-activate JavaScript in your Browser temorary.
  3. Open the following adress: m.google.com/sync
    If you don't see any possibility for login with your Google account, then instead search after this adress and access the page through the search result.
  4. Log in with your Google account and click on "Windows Mail"
  5. Then you have to change the adress in the adressbar.
    From " SupportMultiCalendars=false "
    To " SupportMultiCalenders=true " , without the " .
  6. Press Enter and now you can choose between your Google calendars.
  7. Open Windows Calendar App and resync your data. The new calendars will appear.


For further reading and extensive instruction compare the link above or search on your own.

Thanks for reading.

Greetings



/Edit:
A new App was puplished named "GSync" to avoid the described way aboth. You can find the App in the Windows 8 App Store
(http://apps.microsoft.com/windows/de-de/app/gsync-manager/9b8b3bdb-7410-40d1-942a-1152e8ff3b91)

Mittwoch, 5. Dezember 2012

WUDT - Can't copy data to USB device

Creating a bootable USB drive using WUDT

I bought a new notebook without an installed operation system and having no internal or external DVD drive.
So it is necessary to boot Windows 8 from a USB device.
A small tool named "Windows 7 USB/DVD Download Tool" makes it possible to easily create a bootable USB drive with any Windows version.

A step by step instruction you can easily find on google.

But now the reason why I posted this stuff:
The programm told me  that it can't copy my data. So i had to check my USB drive or the ISO Image. 
I was pretty sure, that both working probably. Finally I found information about this failure on a website, where the author describes how to set up your USB drive [1].
Apparently the USB drive has to reveal to a specific format and partition.

The following instruction shows you how to prepare your USB drive working with WUDT:

  1. Open the command prompt with administrator rights: Start --> CMD , right klick "Run as Admin"
  2. type in diskpart
  3. type in list disk
  4. Select this drive which is your USB drive; the second collum denotes the corresponding number of your drive
  5. ' # ' stands for the number corresponds to the USB drive; type in select disk #
  6. type in clean
  7. type in create partition primary
  8. type in select partition 1
  9. type in active
  10. type in format qucik fs=fat32
  11. type in assign
  12. type in exit
Now your UBS drive can be used by WUDT.
If it's still not working check as you had administrator rights, your ISO isn't damaged and your USB stick isn't broken.


Greetings



Dienstag, 15. Mai 2012

Filling out and sending PDF formulars with Adobe Reader

The goal
We need a pdf formular which can be fill out, save as local copy and send it without circumstances directly via E-Mail to a specific adress. The request should be treaten automatically in Sharepoint 2010. The content of the formular was copied to a list and a workflow started for processing the request through the different instances. In addition to the overview the origin filled out pdf formular should be able to open again.

Solution
I created a formular in Adobe LiveCycle Designer ES2 9. It got different text and input fields and they are arranged by tables. Finally i added a button - not an "E-Mail submit button" - and change the control type to "submit". After the value of the "Submit to URL" field was changed to mailto:name@adress.com. The content of the submission was changed to "XML Data Package (XDP)".
Why XDP?
I'm not an IT expert but playing with different function, googling around and having enough time i discovered that an XDP file contains a PDF and the XML structure of the formulare together with the filled out data. For me the strange thing ist that changing the entered data in the xml structure will lead to changes in the PDF! So, when I edit the XDP file with a texteditor and open it again with the Adobe reader, the content has changed.
After sending the filled out formular, it should not be possible anymore to change the content. The following code is executed when clicking the Send Button:

if

(form1.execValidate() )

{

// Get the field containers from each page.


for (var nPageCount = 0; nPageCount < xfa.host.numPages; nPageCount++)

{

var oFields = xfa.layout.pageContent(nPageCount, "field");


var nNodesLength = oFields.length;


// Set the field property.


for (var nNodeCount = 0; nNodeCount < nNodesLength; nNodeCount++)

{
oFields.item(nNodeCount).access

= "readOnly";

}
}
Button1.presence

= "invisible";

}


When clicking the the send button, the formular validate every entered input. If everyting is correct, every field will be set to "read only". Finally the Send Button will be set as "invisible".
For a detailed explanation see the quotet source or the adobe manual.

Now we have to change some settings of the formular properties. (File -> Form properties -> Defaults). For better support i choose the earliest version of adobe reader up to today. Then the default language is JavaScript and the it has to run default on the clients machine. Additionaly preserving scripting chnges is set to "autmatically" and the option "Enforce Strict Scoping rules in JS" is checked. Finally we need to set the rendering method to static form.

Now we have to save the formular as static PDF form: File -> Save As.

What we got ist es static PDF-Formular which we can open and fill out. Sending the content of the formular already works - but only for users with the Adobe professional version! User of the free Reader Vesion are still not able to sent the filled out form.
Making it possible for free reader users we have to open our new formular in Adobe Acrobat Professional 10 or earlier. Then click on:
Datei -> Speichern Unter -> PDF mit erweiterten Reader Funktionen -> Zusätzliche Funktionen aktivieren -> jetzt speichern.


Finally for Free Reader User it is now possible to sent the entire formulare as XDP via E-Mail back to you and having the possibility to save a local copy.

Sonntag, 13. Mai 2012

Excel - Summe im gestapeltes Balken-/Säulendiagramm

Zur grafischen Darstellung von Daten die jeweils nochmal in eine Unterkategorie aufgeteilt sind, bieten sich gestapelte Säulendiagramme an.
Möchte man nun die Summe über eine Kategorie, die verschiedenen Werte enthält, bilden, bedarf es einem kleinem Workaround.

Ausgang bildet folgende Tabelle:


Abbildung 1: Tabelle mit Werten
Spalte A1 stellt die Name der Kategorien dar, die jeweils aus den Werten von Wert 1 bis Wert 3 bestehen.
  1. Zuerst fügen wir ein gestapeltes Säulendiagramm in unsere Excel Mappe ein:
    Einfügen -> "Diagramme" -> Säulen -> Gestapeltes Säulendiagramm (Einzelwerte)
     
  2. Mit der rechten Maustaste klicken wir auf das leere Diagramm und wählen "Daten auswählen" aus.
  3. Die Legendeneinträge (Reihen) sind unsere einzelnen Werte der Säulen (also Wert 1, Wert 2 und Wert 3) und die horizontale Achsenbeschriftung (Rubrik) sind unsere Kategorien (Kategorie 1 bis 4). Ist unsere Tabelle wie in Abbildung 1 gezeigt aufgebaut, lassen sich die Werte ganz einfach durch Auswahl des Diagrammdatenbereiches hinzufügen:
    Auf "Diagrammdatenbereich auswählen" klicken und die gesamte Tabelle von A1 bis D5 auswählen.
    Nun sind unsere Daten wie in Abbildung 2 gezeigt eingetragen.

    
    Abbildung 2: Auswahl der Diagrammdaten
  4. Befindet sich die Tabelle nicht in dieser Darstellung, müssen die einzelnen Einträge manuell gesetzt werden. Zu beachten ist jedeglich, dass die "Reihen" die Werte darstellen und die "Rubrik" die Kategorien.
    Unser Diagramm sieht nun wie in Abbildung 3 gezeigt aus:
    
    Abbildung 3: Gestapeltes Säulendiagramm
  5. Nun möchten wir die Summe jeder Kategorie am Ende jeder Säule anzeigen lassen. Leider gibt es dafür keine einzelne Funktion. Nur die Beschriftungen der einzelnen Werte lassen sich anzeigen.
    Um dennoch die Summe anzuzeigen, fügen wir in der Tabelle aus Abbildung 1 eine neue Spalte ein mit dem Namen "Summe" sowie einer weiteren mit dem Namen "Abstand" - dazu siehe Punkt 9. Wie der Name schon sagt, bilden wir mit der Formel " =SUMME(A2:D2) " die Summe über die erste Zeile und wiederholen dies für die anderen Zeilen. Nun haben wir die Summe über jede Kategorie gebildet und haben den Wert berechnet, der schließlich im Diagramm angezeigt werden soll. Die Tabelle sieht nun wie folgt aus:

    
    Abbildung 4: Tabelle mit zwei neuen Spalten
    
  6. Nun fügen wir in unser Diagramm eine neue "Reihe" ein.
    Dazu klicken wir mit der rechten Maustaste auf unser Diagramm und wählen "Daten auswählen" aus. Klicken auf "Hinzufügen" und wählen als Reihenname die Zelle G1 sowie als Reihenwert den Bereich G2:G5.
    Nun haben wir eine weitere Wertereihe zu unseren Kategorien hinzugefügt. Dieser Wert je Kategorie entspricht nun der Summe der gesamten Kategorie. jedoch möchten wir die Summe nicht zusätzlich in unserer Kategorie haben.
  7. Mit der rechten Maustaste klicken wir auf einen der neuen Werte im Diagramm (orangener Bereich; siehe Abbildung 5) und wählen "Datenbeschriftung hinzufügen". Nun erscheint der Wert der Summe. Schließlich positionieren wir den Wert noch am oberen Ende des orangenen Bereiches: Rechts auf die Datenbeschriftung klicken und "Datenbeschriftung formatieren" auswählen. Unter Beschriftungsoptionen bzw. Beschriftungsposition wählen wir das Bulletin "Ende innerhalb" aus. Die Datenbeschriftung befindet sich nun am oberen Ende des orangenen Bereiches.
    
    Abbildung 5: Diagramm mit Summensäule
  8. Nun klicken wir mit der rechten Maustaste auf die orangene Säule und wählen "Datenreihe formatieren" aus. Unter "Reihenoption" bzw. "Datenreihe zeichnen auf" wählen wir das Bulletin "Sekundärachse" aus sowie unter "Füllung" das Bulletin "Keine Füllung".

    Was ist passiert?
    Die Säule "Summe" wurde neu für die Sekundärachse gezeichnet. Die werte werden nun von 0 bis zu Summe aufgetragen und nicht auf den letzten vorhandenen Wert aufgesetzt. Weiterhin haben wir die Säule durchsichtig gemacht damit sie die eigentlichen Werte nicht überdeckt. Da es sich hierbei nur um eine "Hilfssäule" handelt, die dazu dient, den Summenwert darzustellen, müssen wir sie auch nicht sehen.

    Abbildung 6 verdeutlicht dies nochmal:
    
    Abbildung 6: Diagramm mit Summenbezeichung
  9. Wie in Abbildung 6 zu sehen ist, stehen die Wertebeschriftungen innerhalb der grünen Wertebereiche. Dies könnte zu der Annahme führen, dass dies die Werte für den grünen Wert 3 sind. Also müssen die Beschriftungen weiter entfernt werden. Mit einfachen Boardmitteln ist dies nicht möglich (wie bereits bei Punkt 8 gesehen).

    Hierfür kommt nun unsere aus Punkt 5 hinzugefügte Spalte "Abstand" zum Einsatz. In die Spalte "Abstand" werden nun Abstandswerte eingegeben. Die Werte der Abstände müssen den Dimensionen der eingegebenen Werte entsprechen. In unserem Beispiel sind Werte von ca. 30 eine gute Dimension. Wir tragen also in die Spalte "Abstand" die Werte "30" und fügen anschließend eine neue Datenreihe dem Diagramm hinzu. Als Datenreihennamen wählen wir die Zelle F1 und als Daten den Bereich F2:F5. Schließlich verschieben wir die Datenreihe noch eins über die Datenreihe "Summe" und formatieren die neue Datenreihe wie folgt:

    (a) Datenreihe wird auf der Sekundärachse gezeichnet
    (b) Die Füllung ist transparent
  10. Schließlich markieren wir die das Diagramm und blenden die Sekundärachse aus:

    (a) Klick auf das Diagramm
    (b) "Diagrammtools" -> Layout ->"Achsen" -> Achsen -> Vertikale Sekundärachse -> Keine
Nun haben wir ein gestapeltes Säulendiagramm bei dem die Summe der einzelnen Kategorien am Ende der Säulen angezeigt wird.
Vorteil hiervon ist, dass sich die Beschriftungen und Abstände dynamisch mit der veränderten Datenlage ändert und eine nachträgliche manuelle Verschiebung nicht notwendig ist.

Abbildung 7: Fertiges gestapeltes Säulendiagramm

Das ganze lässt sich auch mit einem gestapelten Balkendiagramm machen.


Es zeigt sich dass Excel nicht für alles eindeutige Funktionen und Einstellungen hat. Dafür bietet es die Umgebung individuelle Lösungen durch Kombination der verschiedensten Funktionen zu realisieren und somit nicht eingeschränkt arbeiten zu müssen.

Für eine schnelle Lösung wäre eine einfache Summenbeschriftung sicherlich einfacher aber irgendwo sind auch die Grenzen erreicht jede nur erdenkliche Funktion abzudecken. Aus jeder neuen Funktion lassen sich wieder neue Funktionen generieren und ich behaupte dass sich das unendlich wiederholen lässt.


Viel Erfolg beim Ausprobieren.

Grüße

Donnerstag, 10. Mai 2012

Informationen aus (sehr) großen XML-Dateien auslesen

1. Vorgeschichte

Seit längerem habe ich nach einer Möglichkeit gesucht, Informationen aus mehreren XML-Dateien auszulesen, ohne jede einzelne Datei seperat bearbeiten zu müssen.
Der Datenbestand besteht aus 1922 einzelnen XML-Dateien die knapp 850 MByte auf die "Waage" bringen. Die Struktur der Dateien ist immer gleich.

Der erster Versuch war die Daten mittels Excel auszuwerten. jedoch stieß Excel - oder mein Arbeitsrechner - an seine grenzen, sodass alleine das Importieren der Dateien mehrere Stunden dauerte und ein anschließendes Arbeiten unmöglich war.
Eine weitere Option sah ich in Access. Jede einzelne XML-Datei lies sich importieren. Blieb die Anzahl bei einer Datei, konnte man auch genaue Abfragen formulieren. Importierte ich jedoch mehr als nur eine Datei, konnten keine gescheiten Abfragen mehr formuliert werden, das keine Kadinalitäten übernommen oder erstellt worden sind. Die folge war, dass die Daten aus ihrem Zusammenhang gerissen worden sind.
Sofern der Leser hierzu eine Möglichkeit kennt, mehrere XML-Dateien in eine Access Datenbank zu importieren, die gleichzeitig Kardinalitäten auf Grund der XML-Struktur erstellt, würde es mich freuen wenn die oder derjenige sich melden würde.
Schließlich stieß ich auf den Begriff der "XML-Datenbanken" und fand dazu eine OpenSource Datenbank mit dem Namen BaseX.

2. Der Start

Nach dem Start des Java Programms erstellt man sich eine neue Datenbank (Datenbank -> neu), gibt ihr einen Namen und legt die zu importierende XML-Datei oder den Ordner fest, aus dem die Dateien importiert werden sollen. Nun muss nicht mehr jede Datei einzeln importiert werden.
Nun werden die die Datensätze eingelesen.


3. Speicherproblem

Es zeigte sich, dass die zu verarbeitende Datenmenge doch zu groß war. Kurz nach Beginn des Importvorganges meldete sich BaseX mit einer Fehlermeldung. Der zur Verfügung gestellte Speicher sei zu klein bzw. schon voll. Als Hinweis wurde u.a. das setzen einer "Java-Flag" vorgeschlagen.
-Xms<Size> -Xmx<Size>    (Quelle)
Als Größe für den zur Verfügung gestellten Speichern entschloss ich mich für 1 GB ~ 1024MB.
Um das Java-Programm mit dieser vorrübergehenden Einstellung zu starten, muss es unter Windows über die CMD gestartet werden. Der Befehl sieht wie folgt aus:
C:\> "C:\Program Files (x86)\Java\jre6\bin\java.exe" -Xms1024M -Xmx1024M -jar C:\...\BaseX702\basex\BaseX.jar

Das modifizierte BaseX fügt nun die XML-Dateien problemlos ein. Die gesmate Datenmenge wurde in einer knappen Minute importiert.


4. Die Abfrage

Um nun an die gewünschten Daten zu kommen, muss eine Abfrage mittels XQuery formuliert werden. Im Netz findet man viele Wikis, Forenbeiträge sowie Tut's zu diesem Thema. Am Ende habe ich einige Links hinzugefügt, die mir sehr weitergeholfen haben.

Meine formulierte Abfrage sieht wie folgt aus:
<Bericht>
{
for $Bericht in //Qualitaetsbericht
return
 <a>
  {
  for $Fallzahl in ($Bericht//Hauptdiagnose)
  where $Fallzahl[starts-with(ICD_10,"HIER_STEHT_DER_ICD10_CODE")]
  return
   if ($Fallzahl/Fallzahl>0)
   then <Ausgabe>
    
       {<Jahr>2010</Jahr>}
       {$Bericht/Krankenhaus_Name}
       {$Bericht/Kontaktdaten/Hausanschrift/Postleitzahl}
       {$Bericht/Kontaktdaten/Hausanschrift/Ort}
   
    
       {$Fallzahl/ICD_10}
       {$Fallzahl/Fallzahl}
       {<anonym></anonym>}     
    
     </Ausgabe>
   else <Ausgabe>
    
       {<Jahr>2010</Jahr>}
       {$Bericht/Krankenhaus_Name}
       {$Bericht/Kontaktdaten/Hausanschrift/Postleitzahl}
       {$Bericht/Kontaktdaten/Hausanschrift/Ort}
   
    
       {$Fallzahl/ICD_10}
       <Fallzahl></Fallzahl>
       {<anonym>1 bis 4</anonym>}
    
     </Ausgabe>
  }
 </a>
}
</Bericht>

Erläuterung:
In die Varibale $Bericht wird ein Zeiger auf die Nodes "Qualitaetsberichte" gelegt. Dieser Node exestiert pro XML-Datei einmal. Somit durchläuft die erste For-Schleife alle XML-Dateien.
Im ersten Durchlauf gibt der nächste befehl nun den Namen des Krankenhauses aus, der für diesen einen Qualitätsbericht hinterlegt ist.
Im nächsten Schritt startet eine neue For-Schleife. Diese zweite Schleife durchsucht nun alle Hauptdiagnosen dieses einen Qualitätsberichtes nach der ICD10 codierten Diagnose und Untergruppen davon. Sollten solche Hauptdiagnosen gefunden weren, werden die Anzahl der Fälle bzw. die auf grund von Datenschutz nicht angegebenen Fallzahlen ausgegeben.

Hier noch eine Abfrage für OPS-Codes:
<Bericht>
{
for $Bericht in //Qualitaetsbericht
where $Bericht/Krankenhaus_Name='*****'
return
 <a>
  {
  for $Fallzahl in ($Bericht//Prozeduren/Verpflichtend/Prozedur)
  where $Fallzahl[starts-with(OPS_301,"HIER_STEHT_DER_OPS301_CODE")]
  return
   if ($Fallzahl/Fallzahl>0)
   then <Ausgabe>
    
       {<Jahr>2008</Jahr>}
       {$Bericht/Krankenhaus_Name}
       {$Bericht/Kontaktdaten/Hausanschrift/Postleitzahl}
       {$Bericht/Kontaktdaten/Hausanschrift/Ort}
   
    
       {$Fallzahl/OPS_301}
       {$Fallzahl/Fallzahl}
       <anonym></anonym>     
    
     </Ausgabe>
   else <Ausgabe>
    
       {<Jahr>2008</Jahr>}
       {$Bericht/Krankenhaus_Name}
       {$Bericht/Kontaktdaten/Hausanschrift/Postleitzahl}
       {$Bericht/Kontaktdaten/Hausanschrift/Ort}
   
    
       {$Fallzahl/OPS_301}
       <Fallzahl></Fallzahl>
       <anonym>1 bis 4</anonym>
     </Ausgabe>
  }
 </a>
}
</Bericht>
Leider habe ich es bisher noch nicht geschafft die einzelnen Fallzahlen zu summieren und nur jene Krankenhäuser anzuzeigen, die auch diese Diagnosen hatten.
Schließlich bin ich so verblieben dass ich mir die Zahlen zu den relevanten ICD_10- und OPS_301-Codes über XQuery ausgeben lassen und die exportierte XML-Datei in Acceess auswerte.

Zur Information: Die XQuery-Abfrage sollte dazu dienen, Krankenhäuser ausfindig zu machen, die eine große Fallzahl bestimmten Codierungen gemeldet hatten.


5. Nützliche Links

Dienstag, 8. Mai 2012

Sharepoint 2010 - Diskussionsgruppe mit Outlook verbinden

In Sharepoint 2010 gibt es die Möglichkeit eine Diskussionsgruppe zu erstellen, innerhalb derer Diskussionsthemen angelegt werden und Beiträge verfasst werden können.
An sich ist das noch nichts spektakuläres. Jedes Kolloberationstool sollte eine solche Funktion bieten.

Zu finden ist dieses Discussionboard unter:

Site Actions" -> More Options -> Communication -> Discussion Board

Nachdem ein Name für das Board vergeben und des erstellt worden ist, erscheint es unter der Rubrik "Discussion Boards".
Dahinter verbirgt sich auf dem ersten Blick eine einfache Liste.
Jedes Listenelement steht für eine Diskussion die mit einem Titel und sonstigen Spalten näher beschrieben werden kann.
Öffnet man die Diskussion lassen sich Antworten zu diesem Thema eröffnet . Diese werden chronologisch eingefügt. Weiterhin besteht die Möglichkeit den Text zu formatieren, Elemente einzufügen, Anhänge zu verwalten sowie Grafiken und Tabellen einzufügen.


Da es sich hierbei um eine simple Liste handelt, bietet sie auch die Möglichkeit, sich mit Outlook zu verbinden.

Dazu öffnet man das Discussion Board, klickt unter "List Options" auf "List" und schließlich auf "Connect to Outlook". Schließlich bestätigt man alle Hinweise und das Discussion Board wurde als Sharepoint Liste in Outlook eingefügt.

Nun kann man aus Outlook heraus neue Diskussionen anlegen, Antworten verfassen und den gesamten Verlauf auch ausdrucken, speichern und versenden.



Fallbeispiel:Wir halten regelmäßig E-Mails mit ausgefüllten Dateianhängen zu denen es jedesmal Diskussionsbedarf besteht, da verschiedene Stellen involviert sind. Bisher wurden die einzelnen Stellen manuell über eine E-Mail informiert und mit ihnen auch darüber kommuniziert. Eine spätere Rekonstruktion der Diskussion sowie die Einsichtnahme von Dritten war sehr schwer und mit viel Aufwand verbunden.

Durch die Verwendung der Discussion Board in Sharepoint und der Anbindung an Outlook ist die Leitung und Dokumentation einer Diskussion einfacher geworden.
Kommt eine neue E-Mail mit entsprechenden Inhalt an, wird zunächst aus Outlook heraus eine neue Diskussion mit aussagekräftigen Titel und Beschreibung erstelle. Weiterhin wird aus der eingetroffene E-Mail die Anlage in die Diskussionsgruppe hinübergeschoben via Drag & Drop. Alternativ lässt sich auch die gesamte E-Mail anfügen.
Nun wird der Diskussionsthread geöffnet und die benötigten Personen via Mail und Link zu der Diskussion eingeladen, ihre Meinung abzugeben.

Während dessen und nach Abschluss ist für jeden der individuelle Verlauf jederzeit nachvollziehbar.





Viel Erfolg beim Ausprobieren.


Grüße



Quelle: http://office.microsoft.com/de-ch/outlook-help/teilnehmen-an-diskussionen-auf-einer-sharepoint-website-HA010102910.aspx

Dienstag, 31. Januar 2012

Excel Diagramme - Datenbeschriftungen mit "0" ausblenden

Zu Auswertungszwecke habe ich mir mehrere Diagramme erstellt, die je nach Inhalt der Tabellen varieren können. Deshalb suchte ich nach einer Möglichkeit, die Beschriftung der Datenriehe dynamisch zu erhalten, dennoch für leere Datenreihen die Beschriftung automatisch auszublenden.

Abbildung 1: Diagramm mit "0"-Werte
Auf die Lösung stieß ich in einem MS Office Forum .
Dort wurde vorgeschlagen, der Beschriftungen ein benutzerdefiniertes Format einzurichten. bei diesem speziellen Format wird überprüft, ob der Wert der Beschriftung gleich Null wäre. trifft dies zu, wird ein leerer Inhalt ( " ") als Beschriftung eingefügt.

Vorgehensweise:
Diagramm markieren -> unter "Diagrammtools" in der Ribbon-Bar den Reiter "Layout" auswählen und unter "Beschrfitung" auf "Datenbeschriftung" klicken. -> "weitere Datenbeschriftungsoptionen" auswählen -> in dem sich öffnenden Fenster links "Zahl" auswählen -> auf der rechten Seite die Kategorie "Benutzerdefiniert" anklicken und als Formatcode folgendes eingeben:
[=0]""
Auf den Button "Hinzufügen" klicken und diesen neuen Typ nun auswählen.

Dies muss für jede Datenreihe wiederholt werden. Es bietet sich an, dies einmal für ein Diagramm komplett zu machen und dieses dann als Vorlage für andere zu verwenden.

Abbildung 2: Diagramm ohne "0"-Werte